Để quản lý việc chấm công của nhân viên trên 1Office, bạn cần cài đặt hệ thống chấm công theo quy định của công ty. Hướng dẫn cài đặt chấm công của 1Office cho phép bạn cài đặt các đối tượng sau:
1. Cài đặt chấm công
Để sử dụng tính năng quản lý chấm công, người quản lý cần cấu hình các cài đặt phần chấm công như sau:
- Chọn vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải > Chọn Cài đặt hệ thống > Chấm công
- Trong màn hình cài đặt Chấm công, chọn Cài đặt chấm công
- Thực hiện cấu hình các mục cài đặt cho phần quản lý chấm công
- Chọn để lưu lại cài đặt
Click vào ảnh để xem chi tiết
Bảng mô tả các trường cần cài đặt:
- STT
- Tên trường
- Mô tả
- Mã chấm công lấy theo: Có 2 lựa chọn Lấy theo mã nhân sự hoặc Nhập mã chấm công
- Ngày bắt đầu tính công hàng tháng: Là ngày bắt đầu kỳ công hàng tháng
- Khoảng thời gian rỗi được phép miễn chốt: Để cho phép nhân sự không cần chốt vân tay giữa hai ca làm việc
- Hiển thị trên bảng chấm công: Có 4 lựa chọn cho cách hiển thị trên bảng chấm công
- Mã bảo mật của api chấm công
- Sử dụng định vị GPS: Cho phép nhân sự chấm công trực tiếp tại vị trí định vị bằng app 1Office trên điện thoại di động
- Tách dòng chấm công của nhân sự: Có 6 lựa chọn cho Tách dòng chấm công
- Hệ số làm tròn: Dùng để cài đặt cách tính hệ số làm tròn số công làm việc trong bảng chấm công
- Ứng trước ngày công: Áp dụng cho một số công ty có nhu cầu làm bảng lương vào ngày giữa tháng
- Chốt đơn từ: Có 2 lựa chọn Chốt đơn từ Thủ công và Tự động
- Ngày chốt tự động công sau kỳ công số ngày là: Xác định số ngày sau kỳ công mà bảng chấm công sẽ tự động chốt.
2. Cài đặt ca làm việc
Để sử dụng phần quản lý chấm công trên 1Office, người quản lý cần khai báo trước thông tin về ca làm việc của công ty. Để cài đặt ca làm việc, người quản lý thực hiện theo các bước sau:
- Chọn vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải > Chọn Cài đặt hệ thống > Chấm công > Cài đặt ca làm việc
Click vào ảnh để xem chi tiết
- Chọn vào biểu tượng để tạo mới ca làm việc
Click vào ảnh để xem chi tiết
- Khai báo các thông tin của ca làm việc
- Nhấn để lưu cài đặt
Bảng mô tả các trường thông tin trong cài đặt ca làm việc:
- STT
- Tên trường
- Mô tả
- Mã ca: Mã ca hiển thị trên bảng phân công ca làm việc của nhân sự
- Tên ca: Tên của ca làm việc hiển thị trên thông tin chấm công của nhân sự
- Nhiều khoảng làm việc: Bật lựa chọn này nếu ca làm việc được tách thành nhiều khoảng làm việc
- Giờ vào, Giờ ra, Giờ nghỉ, Giờ kết thúc nghỉ: Các mốc thời gian quy định của ca làm việc
- Qua ngày: Chọn Có nếu ca làm việc kéo dài qua 2 ngày liên tiếp, chọn Không nếu ca kết thúc trong ngày
- Giờ linh hoạt: Áp dụng với những ca làm việc có giờ đến và về linh hoạt
- Tổng giờ: Hệ thống tự động tính tổng số giờ làm việc theo quy định của ca
- Tổng công: Tùy vào quy định công ty, người quản lý cấu hình số công được tính cho ca làm việc
- Chec kin trước/Check out sau: Khoảng thời gian dùng để giới hạn thời gian check in/check out của nhân sự
- Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho những nhân sự có đối tượng áp dụng khác nhau
- Tự động nhận biết theo phòng ban, vị trí: Áp dụng đối với nhân sự không xác định được chính xác thời gian làm việc trong ngày
- Chấm công tự động: Khi bật cài đặt này, ca làm việc sẽ không cần chấm công vẫn được ghi nhận đầy đủ công
- Checkout tự động áp dụng cho vị trí: Áp dụng đối với vị trí nhân sự chỉ cần checkin không cần checkout
- Bắt buộc chốt giữa ca: Áp dụng trong trường hợp nhân viên phải chấm vân tay vào giờ nghỉ giữa ca
- Tính thời gian đi muộn, về sớm giữa ca: Áp dụng trong trường hợp công ty có quy định tính đi muộn, về sớm vào giờ nghỉ giữa ca
- Checkout/in cuối ca đầu: Khoảng thời gian dùng để giới hạn thời gian checkin/checkout giữa ca của nhân sự
- Vị trị định vị: Chọn địa điểm chấm công đã được cài đặt trước đó áp dụng cho ca làm việc
3. Cài đặt tool chấm công
Tool chấm công được sử dụng như phần mềm trung gian để kết nối và truyền dữ liệu từ máy chấm công của doanh nghiệp lên hệ thống 1Office. Để cài đặt Tool chấm công, bạn cần các thiết bị đáp ứng yêu cầu của phần mềm:
- Máy tính cài đặt Tool chấm công (ưu tiên máy tính cố định tại văn phòng công ty, nhà máy, cửa hàng), máy tính có sử dụng chung mạng LAN với máy chấm công và hệ điều hành Windows 7 hoặc Windows 10
- Chọn vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải > Chọn Cài đặt hệ thống > Chấm công > Cài đặt tool chấm công
- Trong mục Cài đặt chấm công, chọn mục Cài đặt
- Sau khi tải xuống, chọn mở file và tiến hành cài đặt
- Mở Tool chấm công đã cài đặt (biểu tượng 1Office) > Chọn Cài đặt > Tiến hành cài đặt các tham số hệ thống cho Tool chấm công
Click vào ảnh để xem chi tiết
Các tính năng trên tool chấm công:
- Thêm máy: Chọn Thêm máy để cài đặt thông tin cho máy chấm công
- Lịch sử: Thông tin lịch sử tool kết nối tải và đẩy log dữ liệu chấm công
- Cài đặt: Cài đặt chung cho tool chấm công bao gồm thông tin URL 1Office, thời gian tải log, thời gian đẩy log, số log được đẩy lên trong một lần, thư mục lưu backup
4. Cài đặt chấm công GPS
Đối với doanh nghiệp không sử dụng máy chấm công hoặc có nhân viên làm việc tại công trường, chấm công bằng định vị GPS là lựa chọn phù hợp. 1Office cung cấp tính năng Chấm công định vị GPS để bạn có thể chấm công từ bất cứ địa điểm nào thông qua điện thoại di động của mình.
Để cài đặt chấm công bằng định vị GPS, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bật cài đặt chấm công định vị GPS, hướng dẫn chi tiết tại mục Cài đặt chấm công
- Chọn vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải > Chọn Cài đặt hệ thống > Chấm công > Cài đặt chấm công GPS
- Chọn biểu tượng (góc trái màn hình) để tạo mới địa điểm chấm công
- Nhập thông tin địa điểm chấm công
- Chọn để lưu địa điểm
Click vào ảnh để xem chi tiết
Bảng mô tả các trường thông tin của địa điểm chấm công GPS:
- Tên địa điểm: Tên địa điểm mà nhân sự làm việc, cho phép chấm công GPS
- Vĩ độ, Kinh độ: Tọa độ địa lí của địa điểm
- Bán kính: Bán kính cho phép chấm công. Khi ra khỏi bán kính này, hệ thống sẽ chặn không cho phép nhân sự chấm công bằng GPS nữa
5. Cài đặt công thức chấm công
1Office cho phép tùy chỉnh, cài đặt các quy định chấm công theo quy định của công ty bằng cách sử dụng các công thức tương tự như trên Excel.
Để cài đặt công thức chấm công, bạn thực hiện các bước sau:
- Chọn vào biểu tượng avatar ở góc trên bên phải > Chọn Cài đặt hệ thống > Chấm công > Cài đặt công thức chấm công
Click vào ảnh để xem chi tiết
- Trong phần cài đặt, chọn mục Công thức chấm công
Click vào ảnh để xem chi tiết
Bảng mô tả các tính năng:
- Từ khóa các bảng: Cho phép sử dụng các từ khóa để tùy chỉnh công thức chấm công
- Công chuẩn: Có 10 cách tính công chuẩn
- Vị trí: Cài đặt cách tính công chuẩn cho từng vị trí
- Công thức giá trị: Chuyển đổi dữ liệu từ quy định của công ty lên hệ thống
Sau khi hoàn thành các công thức chấm công, kéo xuống cuối trang, chọn để lưu cài đặt