Cách Sử Dụng Máy Chấm Công Đơn Giản và Hiệu Quả

Sử dụng máy chấm công vân tay gồm bốn việc chính: lắp máy và nối mạng, khai báo nhân viên (ID, vân tay, thẻ hoặc mật mã), hướng dẫn nhân viên chấm công đúng cách, rồi tải dữ liệu về phần mềm trên máy tính để tính công. Giao diện mỗi hãng khác nhau, nhưng hầu hết máy đều có cùng nhóm chức năng nên trình tự dưới đây áp dụng được cho đa số thiết bị phổ biến.

Lắp đặt máy chấm công

• Vị trí: gần lối vào, nơi nhân viên đi qua khi đến và về; tránh nắng chiếu trực tiếp vào cảm biến vân tay và màn hình.
• Độ cao: khoảng ngang ngực người đứng, để đặt ngón tay thoải mái, không phải với hoặc cúi.
• Nguồn điện: ổ cắm gần vị trí lắp; nếu văn phòng hay cúp điện, cân nhắc cấp qua bộ lưu điện để máy không tắt giữa giờ chấm.
• Kết nối: phần lớn máy có cổng mạng LAN, một số có Wi-Fi hoặc chỉ dùng USB. Kết nối mạng giúp tải dữ liệu tự động mà không phải cắm USB.

Khi nối mạng, máy cần một địa chỉ IP cố định không trùng thiết bị khác. Sau khi đặt IP trên menu mạng của máy, dùng máy tính cùng mạng gõ lệnh ping tới địa chỉ đó; có phản hồi là máy đã thông mạng.

Làm quen các phím và menu

Phím	Chức năng thường gặp
M/OK hoặc Menu	Vào menu chính, xác nhận lựa chọn
ESC	Quay lại, thoát ra màn hình chính
Phím mũi tên	Di chuyển giữa các mục, đôi khi dùng chọn trạng thái vào/ra ca
Phím số 0–9	Nhập mã nhân viên, mật mã, nhập ký tự khi đặt tên

Menu chính thường có các nhóm: quản lý người dùng, cài đặt hệ thống (ngày giờ, ngôn ngữ, âm lượng), cài đặt mạng, quản lý dữ liệu và USB.

Khai báo nhân viên và vân tay

1. Tạo quản trị viên trước: đặt ít nhất một tài khoản quản trị có vân tay hoặc mật mã, để người khác không vào menu được. Nên có hai quản trị phòng khi một người vắng.
2. Thêm người dùng: vào quản lý người dùng, chọn thêm mới, nhập mã nhân viên. Mã này phải khớp với mã trong phần mềm tính công.
3. Đăng ký vân tay: đặt ngón tay lên cảm biến theo yêu cầu, thường ba lần cho mỗi ngón. Nên đăng ký hai ngón ở hai bàn tay để dự phòng khi một ngón bị thương.
4. Thêm thẻ hoặc mật mã: cho người có vân tay mờ, khó nhận diện.
5. Lưu và thử: cho nhân viên chấm thử ngay sau khi đăng ký để chắc chắn máy nhận.

Hướng dẫn nhân viên chấm công đúng cách

• Đặt phần bụng ngón tay phẳng lên giữa cảm biến, không chỉ chạm đầu ngón.
• Giữ yên đến khi máy báo thành công bằng âm thanh hoặc giọng nói.
• Ngón tay quá khô, ướt hoặc dính bẩn dễ bị từ chối; lau khô hoặc làm ẩm nhẹ rồi thử lại.
• Nếu máy yêu cầu chọn trạng thái vào ca, ra ca, chọn đúng trước khi đặt tay.
• Không bấm nhiều lần liên tiếp, máy sẽ ghi nhiều lượt và gây rối khi tính công.

Tải dữ liệu và quản lý

• Qua mạng: trên phần mềm chấm công ở máy tính, khai báo địa chỉ IP của máy rồi kết nối, tải dữ liệu chấm công và danh sách nhân viên.
• Qua USB: cắm USB vào máy, chọn tải dữ liệu chấm công, sau đó nhập file vào phần mềm.
• Đồng bộ giờ: kiểm tra ngày giờ của máy định kỳ, giờ lệch làm sai dữ liệu đi muộn về sớm.
• Sao lưu: xuất dữ liệu hàng tháng, lưu trữ trước khi xóa bớt dữ liệu trên máy.

Hướng dẫn chi tiết phần mềm có trong bài cách sử dụng phần mềm chấm công bằng vân tay.

Máy chấm công và camera văn phòng dùng chung mạng LAN: đặt IP, đi dây và tách mạng

Ở văn phòng, xưởng nhỏ hay cửa hàng, máy chấm công vân tay thường đặt ở cửa ra vào, đúng chỗ có camera giám sát lối đi. Hai thiết bị này hay được nối chung một hạ tầng mạng. Bố trí hợp lý ngay từ đầu giúp phần mềm chấm công không mất kết nối và camera không bị ảnh hưởng.

Nối máy chấm công vào mạng

• Ưu tiên cáp LAN: phần lớn máy chấm công có cổng mạng. Kéo một sợi CAT5e hoặc CAT6 từ switch tới vị trí máy, đi chung tuyến ống với cáp của camera cửa ra vào nếu tiện.
• Đặt IP tĩnh cho máy chấm công: phần mềm trên máy tính kết nối tới máy chấm công theo địa chỉ IP. Nếu địa chỉ đổi sau khi router khởi động lại, phần mềm sẽ báo không kết nối được.
• Cùng lớp mạng với máy tính quản lý: ví dụ router dùng 192.168.1.x thì máy chấm công cũng đặt 192.168.1.x.

Bảng phân bổ địa chỉ gợi ý

Thiết bị	Dải gợi ý
Router, switch	.1 đến .9
Máy chấm công, máy in	.10 đến .19
Camera, đầu ghi	.20 đến .59
Máy tính, điện thoại (cấp tự động)	.100 trở lên

Có nên tách mạng không?

Với văn phòng dưới vài chục người, một mạng nội bộ có phân dải IP như trên thường đủ dùng. Khi số camera nhiều và có WiFi cho khách, nên tách WiFi khách ra riêng, giữ máy chấm công, camera và máy tính kế toán ở mạng nội bộ có mật khẩu chỉ quản lý biết.

Văn phòng cần đi dây cho máy chấm công, camera và phủ WiFi cùng lúc có thể tham khảo dịch vụ lắp đặt WiFi cho văn phòng nhỏ.

Gửi mặt bằng văn phòng, vị trí máy chấm công và camera qua Zalo/Hotline 0911 287 898, Lắp Đặt WiFi sẽ tư vấn cách đi dây và chia địa chỉ IP gọn gàng.

Câu hỏi thường gặp về mạng cho camera

Máy chấm công và camera cắm chung một switch có sao không?

Không sao. Máy chấm công dùng rất ít băng thông. Chỉ cần đặt địa chỉ IP không trùng nhau.

Phần mềm chấm công báo mất kết nối sau khi đổi router, xử lý thế nào?

Kiểm tra router mới có dùng cùng dải IP như cũ không. Nếu dải đã đổi, cần đặt lại IP cho máy chấm công và cập nhật trong phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên nghỉ việc thì xóa vân tay thế nào?

Vào quản lý người dùng, tìm mã nhân viên và chọn xóa. Nên xóa cả trên máy và trong phần mềm, sau khi đã tải đủ dữ liệu công tháng cuối của người đó.

Máy báo bộ nhớ đầy thì phải làm sao?

Tải toàn bộ dữ liệu chấm công về phần mềm và kiểm tra đã lưu đủ, sau đó dùng chức năng xóa dữ liệu chấm công trên máy. Không xóa danh sách người dùng nếu chỉ muốn giải phóng bộ nhớ lượt chấm.

Quên mật khẩu quản trị máy chấm công thì sao?

Cách khôi phục tùy hãng và model, thường phải liên hệ nhà cung cấp thiết bị. Vì vậy nên khai báo hai quản trị viên và lưu mật mã quản trị ở nơi an toàn.

Gửi nhu cầu hoặc hình ảnh khu vực cần lắp qua Zalo/Hotline 0911 287 898 — Lắp Đặt WiFi tư vấn phương án và báo giá phù hợp.