Cách Sử Dụng Phần Mềm Chấm Công Bằng Vân Tay

Phần mềm chấm công vân tay là chương trình cài trên máy tính, dùng để kết nối với máy chấm công, tải danh sách nhân viên và lượt chấm, sau đó xếp ca và xuất bảng công. Quy trình sử dụng gồm năm bước: kết nối máy, đồng bộ nhân viên, khai báo ca làm việc, xếp lịch, rồi tải dữ liệu và xuất báo cáo. Giao diện mỗi phần mềm khác nhau, nhưng các bước này giống nhau ở hầu hết phần mềm đi kèm máy chấm công phổ biến.

Bước 1: Kết nối phần mềm với máy chấm công

1. Cài phần mềm đi kèm máy chấm công (thường có trong đĩa, hoặc tải từ trang của nhà sản xuất thiết bị).
2. Mở mục Máy chấm công hoặc Thiết bị, chọn thêm mới.
3. Chọn kiểu kết nối: qua mạng (nhập địa chỉ IP và cổng của máy), qua USB hoặc cáp nối tiếp với máy đời cũ.
4. Bấm kết nối. Phần mềm báo thành công là đã liên lạc được với máy.

Kết nối qua mạng giúp tải dữ liệu từ bàn làm việc mà không phải ra tận máy. Nếu không có mạng, vẫn có thể chép dữ liệu bằng USB và nhập vào phần mềm.

Bước 2: Đăng ký vân tay và đồng bộ nhân viên

Vân tay được lấy trực tiếp trên máy chấm công:

1. Trên máy, nhấn giữ phím Menu (thường là M/OK) để vào menu, chọn quản lý nhân viên, thêm nhân viên mới.
2. Nhập mã chấm công, chọn đăng ký vân tay, đặt ngón tay lên cảm biến khoảng ba lần theo tiếng bíp.
3. Nên đăng ký thêm ngón thứ hai để dự phòng; lưu lại.

Sau đó trên phần mềm, chọn chức năng tải nhân viên từ máy, duyệt danh sách, tích chọn mã mới và cập nhật. Nhập thêm họ tên, phòng ban, chức vụ cho từng mã. Mã chấm công trên máy và trên phần mềm phải trùng nhau thì dữ liệu mới khớp người.

Bước 3: Khai báo ca làm việc

Thông số ca	Ý nghĩa	Ví dụ
Giờ vào, giờ ra	Mốc chuẩn của ca	08:00 – 17:00
Khoảng nhận giờ vào/ra	Khung giờ máy chấp nhận lượt chấm cho ca đó	Vào từ 07:00 đến 10:00
Nghỉ giữa ca	Thời gian không tính công	12:00 – 13:00
Cho phép đi muộn, về sớm	Số phút chưa tính là vi phạm	5 phút
Ca qua đêm	Ca có giờ ra sang ngày hôm sau	22:00 – 06:00

Doanh nghiệp có nhiều ca (hành chính, ca sáng, ca chiều, ca đêm) nên đặt tên ca rõ ràng để tránh xếp nhầm.

Bước 4: Xếp lịch cho nhân viên

• Xếp theo phòng ban: chọn cả phòng, gán cùng một lịch ca.
• Xếp theo tuần: chọn ca cho từng ngày trong tuần, ngày nghỉ để trống.
• Ca xoay vòng: một số phần mềm hỗ trợ chu kỳ ca, ví dụ hai tuần ca ngày rồi hai tuần ca đêm.
• Khai báo ngày lễ, nghỉ phép, công tác để bảng công không tính là vắng mặt.

Bước 5: Tải dữ liệu và xuất bảng công

1. Chọn máy chấm công, bấm tải dữ liệu chấm công. Nên tải định kỳ, ví dụ hằng tuần, thay vì dồn đến cuối tháng.
2. Vào mục xem công, chọn khoảng thời gian và phòng ban, phần mềm tự tính giờ vào ra, đi muộn, về sớm, tăng ca.
3. Kiểm tra các trường hợp thiếu lượt chấm, bổ sung thủ công có ghi chú lý do.
4. Xuất báo cáo ra Excel để chuyển cho bộ phận tính lương.

Phần nối mạng cho máy chấm công được trình bày trong mục mạng bên dưới. Hướng dẫn thao tác trên máy có trong bài cách sử dụng máy chấm công.

Nối máy chấm công vân tay vào mạng văn phòng: IP tĩnh, cùng dải và dây LAN

Phần mềm chấm công chỉ lấy được dữ liệu khi máy tính “thấy” máy chấm công trong mạng. Nhiều văn phòng gặp cảnh đầu tháng tải dữ liệu không được, phải mang USB ra máy chấm công chép tay. Nguyên nhân thường nằm ở cách nối mạng chứ không ở phần mềm.

1. Dùng dây mạng thay vì WiFi. Máy chấm công đặt ở cửa ra vào, nơi sóng WiFi thường yếu và đông người qua lại. Một sợi cáp mạng từ máy chấm công về switch hoặc router giúp kết nối ổn định. Nếu đã có camera ở cửa đi dây mạng, có thể đi chung đường ống.

2. Đặt IP tĩnh cho máy chấm công. Phần mềm kết nối tới máy chấm công theo địa chỉ IP đã khai báo. Máy chấm công nhận IP tự động thì sau khi router khởi động lại có thể đổi địa chỉ, và phần mềm báo không kết nối.

1. Vào menu cài đặt mạng trên máy chấm công, đặt IP nằm ngoài dải router cấp tự động.
2. Subnet và gateway trùng với router của văn phòng.
3. Khai báo đúng địa chỉ đó và cổng giao tiếp của máy trong phần mềm chấm công.
4. Thử lệnh ping từ máy tính tới địa chỉ máy chấm công để chắc chắn thông mạng.

Lỗi khi tải dữ liệu	Nên kiểm tra
Phần mềm báo không kết nối	IP máy chấm công đã đổi, dây mạng lỏng
Ping được nhưng phần mềm không kết nối	Sai cổng giao tiếp, tường lửa máy tính chặn
Lúc được lúc không	Máy chấm công dùng WiFi sóng yếu, trùng IP với thiết bị khác

3. Cùng dải mạng với máy tính chạy phần mềm. Nếu văn phòng có mạng khách hoặc nhiều router, máy tính kế toán và máy chấm công phải cùng một mạng. Máy tính bắt WiFi khách sẽ không thấy máy chấm công.

4. Dự phòng điện. Máy chấm công và switch nối mạng nên có nguồn ổn định; cúp điện giữa giờ có thể làm mất lượt chấm của nhân viên.

Chi tiết cách chia mạng cho máy tính, máy chấm công, camera và khách trong văn phòng có ở dịch vụ lắp đặt WiFi cho văn phòng nhỏ.

Câu hỏi thường gặp về mạng cho camera

Máy chấm công có dùng chung switch với camera được không?

Được. Máy chấm công dùng rất ít băng thông; chỉ cần đặt IP không trùng với camera và đầu ghi.

Có xem dữ liệu chấm công từ xa được không?

Tùy phần mềm. Nếu cần, nên dùng giải pháp đám mây của phần mềm thay vì mở cổng máy chấm công ra Internet.

Cần đi dây mạng cho máy chấm công, camera cửa ra vào, gửi sơ đồ văn phòng qua Zalo/Hotline 0911 287 898 — Lắp Đặt WiFi sẽ tư vấn phương án.

Câu hỏi thường gặp

Mỗi người nên đăng ký bao nhiêu vân tay?

Máy thường cho phép đăng ký nhiều ngón cho một người, nhưng hai ngón ở hai bàn tay là đủ dùng và dự phòng khi một ngón bị thương. Người có vân tay mờ nên đăng ký thêm thẻ hoặc mật mã.

Cài lại máy tính có mất dữ liệu chấm công không?

Dữ liệu phần mềm nằm trong cơ sở dữ liệu trên máy tính. Hãy sao lưu file dữ liệu ra ổ khác trước khi cài lại máy; sau đó cài phần mềm và khôi phục từ bản sao lưu.

Giờ trên máy chấm công bị lệch thì xử lý sao?

Dùng chức năng đồng bộ thời gian từ phần mềm sang máy, hoặc chỉnh giờ trực tiếp trên menu máy. Kiểm tra lại giờ sau mỗi lần mất điện dài.

Gửi nhu cầu hoặc hình ảnh khu vực cần lắp qua Zalo/Hotline 0911 287 898 — Lắp Đặt WiFi tư vấn phương án và báo giá phù hợp.